Vos données sont sensibles. Elles sont traitées comme telles.
Un mandat de contrôle de gestion suppose l’accès à ce qu’une entreprise a de plus confidentiel : sa marge réelle, ses coûts, sa trésorerie, parfois ses salaires. Cette confiance se mérite par des engagements écrits et par des moyens techniques concrets — pas par une simple déclaration d’intention.
1. Un environnement professionnel Microsoft 365 Business
L’ensemble de mon activité s’appuie sur un abonnement Microsoft 365 Business — un environnement professionnel administré, distinct de tout compte personnel.
Ce que cela implique concrètement
- Aucun stockage de vos données sur des services grand public. Pas de messagerie personnelle gratuite, pas de partage par des plateformes non contrôlées, pas de clés USB non chiffrées.
- Stockage centralisé dans SharePoint et OneDrive Entreprise, avec un espace dédié et cloisonné par client.
- Hébergement des données au sein de l’Union européenne, conformément aux engagements de localisation de Microsoft pour les clients européens.
- Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos, ainsi que chiffrement du disque du poste de travail (BitLocker).
- Poste de travail sécurisé : système et applications maintenus à jour, protection anti-malware active, verrouillage automatique de session.
- Sauvegardes et versionnement automatiques, avec possibilité de restauration en cas d’incident ou d’erreur de manipulation.
2. Le cloisonnement par client
- Un espace de travail distinct est créé pour chaque mandat. Les données d’un client ne côtoient jamais celles d’un autre.
- Les partages de fichiers sont nominatifs, limités dans le temps et révocables à tout moment.
- Je ne demande accès qu’aux données nécessaires à la mission, et pour la durée nécessaire.
- À la fin du mandat, les livrables vous sont restitués dans un format exploitable, et vos données sources sont supprimées de mes espaces de travail dans un délai convenu avec vous — sauf obligation légale de conservation ou demande contraire de votre part.
3. Le travail dans votre propre environnement
Si votre politique de sécurité l’exige, je travaille directement dans votre système d’information : accès nominatif à votre ERP, votre espace SharePoint ou votre environnement Power BI, sans extraction de données vers l’extérieur. Cette modalité est fréquente pour les mandats en entreprise de taille intermédiaire.
4. Les engagements contractuels
- Accord de confidentialité (NDA) signé avant tout démarrage, incluant les échanges de la phase de cadrage. Votre modèle de NDA est le bienvenu ; à défaut, je fournis le mien.
- Clause de confidentialité intégrée à chaque contrat de mandat, sans limitation de durée sur les informations sensibles.
- Absence de conflit d’intérêts : je vous informe de tout mandat susceptible d’en constituer un, et je m’abstiens le cas échéant.
5. Le cadre réglementaire
- Le traitement de vos données s’inscrit dans le respect :
- du Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour les clients établis dans l’Union européenne ;
- de la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD), révisée et en vigueur depuis le 1er septembre 2023, pour les mandats suisses.
- Lorsque le mandat implique le traitement de données à caractère personnel pour votre compte (données de paie, données clients nominatives), un accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD est conclu, précisant la finalité, la durée, les mesures de sécurité et le sort des données en fin de mandat.
6. Bonnes pratiques appliquées au quotidien
- Vigilance renforcée sur les données de clients, paie et de ressources humaines, traitées à un niveau de maille agrégé sauf nécessité expresse.
- Aucun recours à des outils tiers non validés avec vous pour le traitement de vos données.